Algemene voorwaarden

1. Definities

• zaakly: de aanbieder van het softwareplatform zaakly.
• Gebruiker: de ondernemer, organisatie of persoon die een account aanmaakt en gebruikmaakt van zaakly.
• Dienst: het softwareplatform zaakly, inclusief de website, applicatie, functionaliteiten, bedrijfspagina's, offertes, facturen, rapporten en andere onderdelen.
• Account: de persoonlijke of zakelijke toegang van de gebruiker tot zaakly.
• Content: alle gegevens, documenten, teksten, afbeeldingen, klantgegevens, offertes, facturen, kosten, ritten, uren, aanvragen en andere informatie die de gebruiker in zaakly invoert of uploadt.
• Abonnement: een gratis of betaald gebruiksplan waarmee de gebruiker toegang krijgt tot bepaalde onderdelen van zaakly.

2. Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op ieder gebruik van zaakly, waaronder het bezoeken van de website, het aanmaken van een account en het gebruiken van de dienst.

Door een account aan te maken of de dienst te gebruiken, gaat de gebruiker akkoord met deze voorwaarden.

Als de gebruiker namens een bedrijf of organisatie handelt, verklaart de gebruiker bevoegd te zijn om deze voorwaarden namens die partij te accepteren.

3. Wat biedt zaakly?

zaakly biedt software voor ZZP'ers en kleine ondernemers waarmee zij hun dagelijkse werk en administratie overzichtelijk kunnen beheren. Denk aan een bedrijfspagina, klantaanvragen, afspraken, klanten, offertes, facturen, kosten, ritten, uren en rapporten voor de boekhouder.

zaakly is bedoeld als hulpmiddel voor bedrijfsvoering, administratievoorbereiding en overzicht. zaakly is geen accountant, boekhouder, belastingadviseur, juridisch adviseur of financieel adviseur.

De gebruiker blijft zelf verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van alle gegevens, documenten, facturen, btw-bedragen, belastingaangiften en andere administratieve of zakelijke handelingen.

4. Account en toegang

Om zaakly te gebruiken kan de gebruiker een account aanmaken. De gebruiker is verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van inloggegevens en voor alle activiteiten die via het account plaatsvinden.

De gebruiker moet ervoor zorgen dat de gegevens in het account juist, volledig en actueel zijn. zaakly mag toegang tot een account tijdelijk beperken of blokkeren wanneer er sprake is van misbruik, beveiligingsrisico's, betalingsproblemen, overtreding van deze voorwaarden of ander gedrag dat de dienst of andere gebruikers kan schaden.

De gebruiker is verplicht om zaakly direct te informeren wanneer hij vermoedt dat onbevoegde toegang tot het account heeft plaatsgevonden.

5. Verantwoordelijkheid van de gebruiker

De gebruiker blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor:

• De juistheid en volledigheid van ingevoerde gegevens.
• De inhoud van offertes, facturen, kosten, ritten en uren.
• De correcte toepassing van btw-tarieven en belastingregels.
• Het controleren van documenten voordat deze worden verzonden, gedeeld, geëxporteerd of gebruikt voor administratie of aangifte.
• De inhoud van gegevens die worden aangeleverd aan klanten, boekhouders, accountants, de Belastingdienst of andere partijen.
• Het hebben van een geldige juridische basis voor het invoeren en verwerken van persoonsgegevens van klanten, contactpersonen of andere derden.
• Het bewaren van eigen kopieën of back-ups van belangrijke gegevens en documenten wanneer dat nodig is voor de eigen administratie.

zaakly kan helpen om gegevens overzichtelijk te verwerken, maar garandeert niet dat gegevens, documenten, berekeningen of rapporten fiscaal, juridisch of administratief volledig correct zijn.

6. Offertes, facturen en rapporten

Met zaakly kan de gebruiker onder andere offertes, facturen en rapporten maken. Deze functionaliteiten zijn bedoeld om de gebruiker te ondersteunen bij zijn zakelijke administratie.

De gebruiker moet altijd zelf controleren of offertes, facturen, btw-bedragen, klantgegevens, bedrijfsgegevens, betalingsgegevens, factuurnummers en rapporten juist en volledig zijn voordat deze worden gebruikt, verzonden of gedeeld.

zaakly is niet verantwoordelijk voor fouten in documenten of rapporten die ontstaan door onjuiste invoer, ontbrekende gegevens, verkeerd gekozen btw-tarieven, onjuiste instellingen, wijzigingen in wet- en regelgeving of het niet controleren van gegenereerde documenten.

7. Bedrijfspagina, aanvragen en publieke content

zaakly kan de gebruiker de mogelijkheid bieden om een openbare bedrijfspagina te maken. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor alle informatie, teksten, afbeeldingen, contactgegevens, diensten, portfolio-items en andere content die op deze pagina wordt geplaatst.

De gebruiker mag geen content plaatsen die onjuist, misleidend, discriminerend, onrechtmatig, inbreukmakend, schadelijk of anderszins ongepast is.

zaakly mag publieke content verwijderen, aanpassen of tijdelijk offline halen wanneer deze in strijd is met deze voorwaarden, de wet, rechten van derden of de goede werking en reputatie van de dienst.

Aanvragen, berichten of afspraakverzoeken via een bedrijfspagina vormen geen overeenkomst met zaakly. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de opvolging, communicatie en afspraken met zijn klanten.

8. Automatische herkenning, OCR en gegenereerde gegevens

zaakly kan functies aanbieden voor automatische herkenning van gegevens, bijvoorbeeld bij bonnetjes, kosten, documenten of andere uploads. Deze functies zijn bedoeld als hulpmiddel en kunnen fouten maken.

De gebruiker moet automatisch herkende of voorgestelde gegevens altijd zelf controleren en waar nodig corrigeren voordat deze worden opgeslagen, gebruikt, gedeeld of verwerkt in de administratie.

zaakly garandeert niet dat automatisch herkende gegevens volledig, juist of geschikt zijn voor fiscale, juridische of administratieve doeleinden.

9. Abonnementen, betaling en wijzigingen

zaakly kan gratis en betaalde abonnementen aanbieden. De beschikbare functies, limieten en prijzen kunnen per abonnement verschillen.

De actuele tarieven, abonnementsvormen en inbegrepen functies worden getoond op de website, in de applicatie of tijdens het betaalproces. Genoemde prijzen kunnen exclusief of inclusief btw zijn, afhankelijk van de manier waarop deze worden weergegeven.

Proefperiode. zaakly kan een proefperiode aanbieden waarin betaalde functies tijdelijk beschikbaar zijn. De duur en de omvang daarvan worden getoond in de applicatie. Aan het einde van de proefperiode vervalt de toegang tot de betaalde functies, tenzij je een betaald abonnement afsluit. Een proefperiode gaat niet automatisch over in een betaald abonnement en er wordt zonder jouw uitdrukkelijke keuze niets in rekening gebracht. Je gegevens blijven beschikbaar; alleen de betaalde functies sluiten.

Voor betaalde abonnementen kan betaling plaatsvinden via een externe betaalprovider. De gebruiker is verantwoordelijk voor juiste betaal- en facturatiegegevens.

zaakly mag prijzen, functies en abonnementsvoorwaarden wijzigen. Bij wezenlijke wijzigingen voor bestaande betaalde gebruikers zal zaakly de gebruiker vooraf informeren, tenzij de wijziging direct nodig is vanwege wetgeving, veiligheid, misbruikpreventie of technische redenen.

10. Opzegging en beëindiging

De gebruiker kan zijn abonnement of account beëindigen volgens de mogelijkheden die binnen de applicatie of via support worden aangeboden.

Na beëindiging kan de toegang tot betaalde functies stoppen. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor het tijdig exporteren of bewaren van gegevens die hij na beëindiging nodig heeft.

zaakly mag een account beëindigen of beperken wanneer de gebruiker deze voorwaarden schendt, de dienst misbruikt, betalingsverplichtingen niet nakomt, onrechtmatige content plaatst of de veiligheid, beschikbaarheid of reputatie van zaakly of andere gebruikers schaadt.

11. Beschikbaarheid, onderhoud en wijzigingen van de dienst

zaakly streeft naar een betrouwbare en goed beschikbare dienst, maar garandeert niet dat de dienst altijd zonder onderbrekingen, fouten of vertragingen beschikbaar is.

zaakly mag de dienst tijdelijk onderbreken voor onderhoud, beveiliging, updates, verbeteringen of technische werkzaamheden. Waar redelijk mogelijk probeert zaakly grote verstoringen te beperken.

zaakly mag functionaliteiten wijzigen, toevoegen of verwijderen, bijvoorbeeld om de dienst te verbeteren, te beveiligen, te vereenvoudigen of aan te passen aan wet- en regelgeving.

12. Gegevens, export en verwijdering

De gebruiker behoudt het eigendom van de gegevens en content die hij in zaakly invoert. zaakly verwerkt deze gegevens om de dienst te kunnen leveren.

Waar mogelijk biedt zaakly mogelijkheden om gegevens te exporteren. De gebruiker blijft zelf verantwoordelijk voor het bewaren van gegevens die hij nodig heeft voor zijn administratie, fiscale bewaarplicht of andere verplichtingen.

Bij verwijdering van een account worden gegevens binnen een redelijke termijn verwijderd of geanonimiseerd, tenzij zaakly bepaalde gegevens langer moet bewaren vanwege wettelijke verplichtingen, geschillen, beveiliging, administratie of technische back-ups.

13. Privacy en verwerking van persoonsgegevens

Bij het gebruik van zaakly worden persoonsgegevens verwerkt. Hoe zaakly daarmee omgaat, staat in het Privacy Statement.

Voor de persoonsgegevens die de gebruiker zelf in zaakly invoert — klanten, contactpersonen en aanvragen via de bedrijfspagina — is de gebruiker verwerkingsverantwoordelijke en is zaakly verwerker. Daarop is de verwerkersovereenkomst van toepassing. Die maakt onderdeel uit van deze overeenkomst en geldt zodra de gebruiker zaakly gebruikt; een afzonderlijke ondertekening is niet nodig. Bij tegenstrijdigheid gaat de verwerkersovereenkomst vóór deze voorwaarden, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.

Wanneer de gebruiker persoonsgegevens van klanten, opdrachtgevers of contactpersonen in zaakly invoert, is de gebruiker zelf verantwoordelijk voor een geldige grondslag en voor het informeren van betrokkenen wanneer dat wettelijk vereist is.

14. Intellectueel eigendom

Alle rechten op zaakly, waaronder de software, vormgeving, merknaam, logo's, teksten, functionaliteiten, documentatie en andere onderdelen van de dienst, berusten bij zaakly of haar licentiegevers.

De gebruiker krijgt alleen een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar en herroepbaar recht om zaakly te gebruiken volgens deze voorwaarden.

De gebruiker mag zaakly niet kopiëren, reverse-engineeren, doorverkopen, verhuren, sublicentiëren of gebruiken op een manier die inbreuk maakt op rechten van zaakly of derden.

15. Verboden gebruik

De gebruiker mag zaakly niet gebruiken voor:

• Onrechtmatige, misleidende of frauduleuze activiteiten.
• Het plaatsen of verspreiden van schadelijke of illegale content.
• Het schenden van privacyrechten, auteursrechten of andere rechten van derden.
• Het verstoren, overbelasten of beschadigen van de dienst.
• Het proberen te verkrijgen van ongeautoriseerde toegang tot systemen of gegevens.
• Het gebruiken van zaakly voor spam, phishing, malware of vergelijkbare activiteiten.

zaakly mag maatregelen nemen wanneer verboden gebruik wordt vermoed, waaronder het beperken, opschorten of beëindigen van toegang.

16. Aansprakelijkheid

Voor zover wettelijk toegestaan, is zaakly niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, winstderving, gemiste besparingen, verlies van gegevens, bedrijfsstagnatie, reputatieschade of schade door fouten in gegevens, documenten, berekeningen of rapporten.

De totale aansprakelijkheid van zaakly is, voor zover wettelijk toegestaan, beperkt tot het bedrag dat de gebruiker in de drie maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende incident aan zaakly heeft betaald. Als de gebruiker een gratis abonnement gebruikt, is de aansprakelijkheid beperkt tot maximaal €100.

Deze beperkingen gelden niet wanneer aansprakelijkheid niet wettelijk mag worden uitgesloten of beperkt.

17. Overmacht

zaakly is niet aansprakelijk voor vertragingen of tekortkomingen die het gevolg zijn van omstandigheden buiten haar redelijke controle, zoals storingen bij hostingproviders, internetstoringen, cyberaanvallen, stroomstoringen, overheidsmaatregelen, natuurrampen, stakingen of storingen bij externe dienstverleners.

18. Wijzigingen van deze voorwaarden

zaakly mag deze voorwaarden wijzigen. Bij wezenlijke wijzigingen zal zaakly gebruikers hierover informeren via e-mail, de website of een melding in de applicatie.

Als de gebruiker zaakly blijft gebruiken na de ingangsdatum van de gewijzigde voorwaarden, betekent dit dat de gebruiker akkoord gaat met de gewijzigde voorwaarden.

19. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden en het gebruik van zaakly is Nederlands recht van toepassing.

Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

20. Contact

Voor vragen over deze voorwaarden kun je contact opnemen via info@zaakly.nl.